Por que mapear os processos é essencial?

O mapeamento de processos permite que as empresas compreendam profundamente suas operações. Ao documentar cada etapa, desde a entrada de dados até a entrega de produtos e serviços, é possível identificar gargalos, redundâncias e oportunidades de melhoria. Essa análise é crucial para alinhar as operações às funcionalidades do ERP, garantindo que o sistema atenda às necessidades específicas da organização.

Benefícios do BPM antes da implementação do ERP

1. Clareza e Transparência: O mapeamento proporciona uma visão clara de como os processos funcionam, facilitando a identificação de responsabilidades e interações entre setores. Isso é fundamental para evitar mal-entendidos e garantir que todos estejam na mesma página.
2. Identificação de Ineficiências: Ao analisar os fluxos de trabalho, as empresas podem identificar etapas desnecessárias ou ineficientes que podem ser eliminadas ou otimizadas. Isso resulta em um uso mais eficaz dos recursos e um aumento na produtividade.
3. Alinhamento com o ERP: Um BPM bem elaborado garante que o ERP seja configurado para suportar os processos existentes, evitando adaptações desnecessárias que podem causar frustração entre os usuários.

Etapas para um mapeamento eficaz

1. Identificação dos Processos: O primeiro passo é identificar quais processos precisam ser mapeados. Isso pode incluir tudo, desde a gestão de estoque até o atendimento ao cliente.
2. Definição de Objetivos: É importante definir claramente o que se espera alcançar com o mapeamento. Isso ajudará a direcionar os esforços e garantir que as informações coletadas sejam relevantes.
3. Cooperação da Equipe: Envolver colaboradores de diferentes setores é essencial. Eles têm o conhecimento prático necessário para fornecer insights valiosos sobre como os processos funcionam na prática.
4. Representação Gráfica: Utilizar ferramentas de mapeamento, como fluxogramas, pode ajudar a visualizar os processos e suas interconexões, facilitando a identificação de melhorias.
5. Revisão e Otimização: Após o mapeamento inicial, é crucial revisar as etapas e identificar oportunidades de correção. Isso pode incluir a eliminação de redundâncias e a melhoria da comunicação entre setores.

Desafios na implementação do ERP

A implementação de um ERP não é um processo simples. Muitas empresas enfrentam desafios, como resistência a mudanças, falta de treinamento e custos elevados. No entanto, um mapeamento eficaz pode mitigar esses desafios. Ao ter um entendimento claro dos processos, as equipes podem se preparar melhor para a transição, reduzindo a resistência e aumentando a aceitação do novo sistema.

Conclusão

Em suma, o mapeamento de processos é uma etapa fundamental para o sucesso na implementação do ERP TOTVS Protheus ou qualquer outro sistema de gestão. Ele não apenas fornece uma base sólida para a integração do sistema, mas também promove uma cultura de melhoria contínua dentro da organização. Ao investir tempo e recursos no BPM, as empresas podem transformar suas operações, aumentando a eficiência e a competitividade no mercado.

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• Supermercado
• Posto de Gasolina
• Fabrica de Ração/Sal Mineral
• Loja de material de construção
• Unidade de insumos Agrícolas

Devido a problemas no processo de implantação em novembro de 2019, a cooperativa não tinha conseguido fechar o resultado contábil, o que gerou um atraso do fechamento de nove meses, do início de janeiro de 2019 até novembro de 2019.

A Cooperativa contratou a Chaus para poder executar o Disbrav e criar um plano de ação e estratégia para resolver esta dor e poder fechar o resultado contábil de 2019. O desafio era poder entregar o resultado em março/2020 na assembleia anual com os cooperados.

Objetivo

Quando a Chaus assumiu o projeto, nosso objetivo era fechar o resultado contábil em até sétimo dia útil do mês, para isto implementamos as seguintes estratégias para fechar os meses em atraso e poder implementar o objetivo desejado.

Elaboramos todos os BPM/Fluxos das operações contábeis da Coopel que foram utilizados para parametrização dos lançamentos padrões da Cooperativa, pois houve necessidade de reimplantar o módulo de contabilidade gerencial do ERP do TOTVs Protheus

Linha do tempo

A seguir mostraremos a linha do tempo do projeto e marcos de entrega:

Conclusão

Graças à estratégia adotada, conseguimos entregar o resultado contábil da cooperativa no prazo estabelecido na assembleia com os cooperados e solucionar a dor e os problemas estruturais da implantação do módulo de gestão contábil do ERP TOTVs Protheus na cooperativa.

Números do projeto

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Este é um dado da Chaus Consultoria, compilado em seus 25 anos de experiência com sistemas de gestão. Esta baixa porcentagem é causada por uma implantação que não foi baseada em construir processos aderentes a ferramenta, com isso a ferramenta de gestão é sub utilizada. E isso acontece com todas as ferramentas que são utilizadas pelas organizações desde a Logística ao Força de Vendas, por exemplo. Mas aqui usaremos como exemplo a implantação do sistema de gestão.

As altas cifras, na casa dos milhões de reais, investidas na implantação e manutenção de um sistema de gestão / ERP por vezes não solucionam situações que o ERP é desenhado para resolver, tais como:

• Analisar o resultado do negócio assertivamente.
• Colaboradores utilizando planilhas de Excel.
• Assinaturas no papel para aprovação de compras.
• A contabilidade demora duas semanas ou meses para entregar o resultado.
• Falta de segurança nas informações que recebe.
• Gastos frequentes com suporte.
• Acreditam que o sistema de gestão seja ineficiente.

Estes são alguns custos de um ERP mal utilizado, e todo investimento que não alcança um resultado adequado é um prejuízo.

As insatisfações presentes na gestão das empresas em relação ao ERP podem leva-las a optar por uma segunda escolha cara, a de trocar o ERP, sendo este um prejuízo financeiro mais direto, já que o ideal é avaliar a fundo a origem do problema. Um questionamento que devemos fazer quando enfrentamos desafios com o ERP:  Nós entendemos e utilizamos os conceitos padrão nos quais a estruturação do ERP é moldada? Será que o problema esta no sistema de gestão ?

Entendemos que o objetivo da utilização e um ERP e/ou sistema de gestão em uma organização é mostrar ao gestor e sócios o lucro no negócio, qual produto da mais margem contribuição, que unidade de negocio traz mais resultado. O ERP deve entregar essas informações aos gestores da empresa.

Qual melhor lugar para poder avaliar a empresa? Sem dúvida nenhuma a contabilidade . (ver figura 1 ).

A contabilidade é a linguagem universal do mundo , em qualquer pais quando você lê um balanço ou uma DRE, você entende como está o resultado operacional daquela organização. O ERP tem como principal objetivo entregar o resultado contábil com uma visão gerencial e estruturada da forma mais rápida possível, para que os gestores possam tomar as decisões necessárias de forma assertiva para melhorar o resultado da empresa no próximo período.

O setor contábil depende totalmente dos outros setores da empresa para chegar ao resultado da organização. Todos os setores, compras, faturamento, comercial, projetos ou financeiro, por exemplo, precisam  executar suas atividades de forma correta, segundo as boas práticas de mercado e utilizando a melhor forma o conceito do ERP. Sendo assim, é necessário avaliar e melhorar os processos e políticas de cada setor objetivando implementação de melhorias .  Fazemos isto elaborando fluxos e aplicando o conceito de BPM  e treinando os colaboradores nestes BPM´s , processos e políticas aprovadas (Ver figura 1)

Então é o entendimento da aderência do processo a ferramenta somada as integrações entre os setories e módulos que fazem uma constroem uma boa utilização do ERP.

Disbrav – Auditoria e análise de aderência dos processos e nível de utilização do ERP.

O que fazemos ?

Para entender qual o nível de utilização do ERP / Sistema de gestão na sua empresa a Chaus criou o produto Disbrav, onde vários clientes já contrataram essa consultoria e trazemos resultados reais e melhorias nos processo internos da empresa e aproveitar melhor a utilização das funcionalidades do seu ERP / Sistema de gestão

Como fazemos ?

Baseado no organograma da empresa e estrutura de centro de custos, a Chaus entende como a empresa está estruturada. São aplicadas entrevistas e auditorias nos diferentes setores da empresa, baseado nas entrevistas elaboramos uma Matriz SWOT onde identificamos os fatores internos (forças e fraquezas) e fatores externos ( Oportunidades e ameaças) de cada setor. Esses quatro fatores são cruzados para elaborar um plano de ação no formato 5W2H de cada fraqueza e ameaça para mitigar e minimizar as mesmas. Para cada item do plano de ação entregamos um projeto analítico com as etapas, entregas e cronograma de cada setor da empresa. Em posse desses documentos fazemos uma auditagem.

A seguir vídeo demonstrando as entregas do Disbrav.

Quais são os ganhos na contratação do Disbrav  ?

• A sua empresa terá uma visão de fora da Chaus, uma consultoria 25 anos de experiência
• Visão estratégica do Negócio da empresa. Matriz SWOT e Plano de ação
• Planejamento a longo prazo baseado nos projetos apresentados

E no caso da contratação do Disbrav e na execução do plano de ação e projetos apresentados 100% do valor investido retorna para a empresa em horas de consultoria 

Entre em contato conheça nossos cases de sucesso do Disbrav e usufrua todas as funcionalidades do seu sistema de gestão. Vamos melhorar os processo da sua empresa ?

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BPM/Fluxo Macro Setor de Compras

Inicialmente foi elaborado um BPM/Fluxo Macro do setor, mapeando como o setor de compras da BioExtratus interage com os demais setores da empresa. Com base neste BPM/Fluxo Macro foram mapeados os pontos de melhoria, identificamos os clientes internos e as diferentes demandas dos setores da BioExtratus.

Matriz SWOT

Baseado no BPM/Fluxo e na identificação das demandas e interações do setor de compras nas diferentes áreas da empresa, foi feita uma matriz SWOT para recolher dados importantes que caracterizam o ambiente interno (forças e fraquezas) e externo (oportunidades e ameaças) do setor de compras. Assim foi definido o plano de ação de melhorias.

Planos de Ação 01 – Estruturação das políticas do setor de compras

A matriz SWOT identificou a necessidade de estruturar novas políticas para o setor de compras com o objetivo de criar um ambiente seguro e de compliance. Entre as necessidades mapeadas as de maior destaque são:

• Ausência de orientações normativas alinhadas com as políticas da Bio Extratus.
• Falta de ferramentas preventivas adequadas dentro do setor
• Falhas na gestão de processos entre clientes internos x fornecedores x Setor de Compras
• Operações sem parametrização correta do sistema de gestão ERP Protheus (*)

Planos de Ação 02 – Portal de cotação fornecedor

Foi implementado na empresa, ferramentas e processo para no momento de abertura de solicitação de compra , gerar de forma automática um processo de cotação para três possíveis fornecedores, onde os mesmos recebiam um e-mail com esta solicitação, preenchiam as informações e de forma automática eram atualizadas estas informações na rotina de Cotação do ERP TOTVs Protheus (*). Graças a isto o processo ficou automatizado, sistêmico e seguro dentro da empresa.

Planos de Ação 03 – Modelagem Lote Econômico e Ponto de Pedido

Para os materiais de consumo usados pelo setor de industrial, foi implementado o conceito de ponto de pedido, ou seja, no momento que é feito uma requisição ao estoque pelo sistema de gestão é analisado o saldo disponível e estoque mínimo e automaticamente é gerada uma solicitação de compra com a quantidade ideal, calculado o consumo médio mensal e da periodicidade de compra baseado no conceito de Lote Econômico.

Planos de Ação 04 – Tabelas de Compra para fornecedores

A BioExtratus possui fornecedores específicos e homologados para determinados insumos usados no setor industrial e foi necessário criar políticas de definição de preços com estes fornecedores, pois neste caso não havia um processo de cotação. Foi implementado o conceito de tabelas de compra x Fornecedor, a política de vigência desta tabela , volume x preço e condição de pagamento . A tabela de compras vigente para determinado fornecedor é aprovada pelo setor de controladoria da BioExtratus, sendo assim, toda solicitação de compra gerada pelo setor industrial, e caso este insumo estar associado a uma tabela de compra x fornecedor, esta solicitação gera o pedido de compra baseado nas parametrizações e politicas da tabela de compra vigente, sem a necessidade de se passar por um processo de cotação, forjando a segurança do processo.

Conclusão

Graças e este projeto de restruturação do setor de compras da BioExtratus, a empresa conquistou segurança no processo de compras, melhorou a integração e utilização do seu sistema de gestão.

Houve melhora significativa na gestão dos estoques dos materiais de consumo. O ciclo inicial de estoque destes materiais era de 63 dias, após implementação dos planos de ação, a empresa consegui diminuir este ciclo para 37 dias um ganho de pouco mais de 58% .

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