A estruturação de naturezas financeiras é o pilar fundamental para uma gestão eficiente no TOTVS Protheus. Um erro nessa parametrização pode comprometer todo o controle financeiro da sua empresa, especialmente quando há confusão entre os conceitos de fluxo de caixa e regime de competência.
Primeiramente, quando falamos sobre estruturar naturezas financeiras, precisamos entender que a visão de caixa não é a mesma coisa de visão por competência. Este é um princípio fundamental que muitas empresas negligenciam durante a implementação do Protheus. Como resultado de 27 anos de experiência com implementações e correções, identificamos um padrão preocupante: a tendência de espelhar o plano de contas contábil na estrutura financeira.
O Impacto de Uma Estruturação Incorreta
Para ilustrar melhor esta questão, imagine o seguinte cenário: sua empresa compra matéria-prima com prazo de pagamento de 28 dias. Consequentemente, na contabilidade (regime de competência), o registro inicial é feito no estoque. Em seguida, o valor é transformado em produto acabado e, somente após a venda, impacta o resultado através do Custo do Produto Vendido (CPV). No entanto, para o fluxo de caixa, o que importa é apenas quando o pagamento será efetivamente realizado.
Por isso, quando misturamos esses conceitos na estruturação das naturezas financeiras, criamos uma distorção que compromete a qualidade da informação gerencial e, por conseguinte, a tomada de decisão.
A Estrutura Ideal vs. Realidade do Mercado
De acordo com nossa experiência na Chaus, uma estrutura eficiente não deve ultrapassar 60 naturezas financeiras. Apesar disso, frequentemente encontramos empresas operando com mais de 200 categorias, criando assim uma complexidade desnecessária que dificulta a gestão e aumenta a margem de erro.
Principais Causas de Estruturas Infladas:
- Espelhamento do plano de contas contábil
- Criação de naturezas por forma de pagamento
- Detalhamento excessivo e desnecessário
- Duplicação de naturezas por centro de custo
O Caso do “Adiantamento a Fornecedor”
Para exemplificar esta questão, um erro clássico que ilustra bem essa problemática é a criação de uma natureza financeira chamada “Adiantamento a Fornecedor”. Por consequência, este é um equívoco conceitual grave, visto que adiantamento é uma forma de pagamento, não uma categoria de despesa. Portanto, a natureza correta deveria refletir o propósito do gasto, como “Compra de Matéria-Prima” ou “Serviços de Terceiros”.
Diretrizes para uma Estruturação Eficiente
Foco na Visão de Caixa
Independência do Plano de Contas
Agrupamento Inteligente
Formas de Pagamento x Naturezas
Limite Máximo de Naturezas
- Considere apenas entradas e saídas efetivas
- Ignore momentaneamente aspectos contábeis
- Pense em quando o dinheiro realmente move-se
- Mantenha as estruturas separadas
- Evite replicar contas contábeis
- Foque na finalidade financeira
- Una categorias similares
- Evite subdivisões desnecessárias
- Mantenha a simplicidade
- Não crie naturezas baseadas em condições de pagamento
- Foque no propósito do gasto
- Mantenha a forma de pagamento em campo específico
- Estabeleça um teto de 60 naturezas
- Revise periodicamente a estrutura
- Questione a necessidade de cada categoria
Benefícios de Uma Estrutura Bem Definida
Relatórios Financeiros Mais Claros
Redução de Erros Operacionais
Controle Orçamentário Eficiente
- Facilidade de interpretação
- Informações mais precisas
- Melhor visibilidade do fluxo de caixa
- Menos confusão na classificação
- Maior padronização
- Processo mais ágil
- Comparativos mais precisos
- Melhor previsibilidade
- Gestão mais assertiva
Implementando as Mudanças
Se sua empresa possui mais de 60 naturezas financeiras, é hora de fazer uma revisão crítica. Siga estes passos:
1.Mapeamento da Situação Atual
2.Planejamento da Nova Estrutura
3.Treinamento e Comunicação
- Liste todas as naturezas existentes
- Identifique duplicidades
- Analise a frequência de uso
- Defina categorias principais
- Estabeleça regras claras
- Documente os critérios
- Prepare a equipe para a mudança
- Explique os novos conceitos
- Estabeleça um canal para dúvidas
Conclusão
A visão de caixa não é a mesma coisa de visão por competência – este conceito precisa estar claro para todos os envolvidos na gestão financeira. Uma estrutura bem definida de naturezas financeiras no Protheus é fundamental para garantir informações precisas e confiáveis.
Lembre-se: a simplicidade é aliada da eficiência. Quanto mais complexa for sua estrutura de naturezas, maior será a probabilidade de erros e inconsistências. Mantenha o foco no essencial, separe claramente os conceitos de caixa e competência, e garanta que sua equipe compreenda a importância dessa distinção.
A gestão financeira eficiente começa com uma base sólida, e essa base está diretamente relacionada à correta estruturação das naturezas financeiras no seu sistema. Se você identificou que sua empresa possui mais de 60 naturezas, é hora de repensar essa estrutura e implementar as mudanças necessárias para uma gestão mais eficiente e assertiva.
Mauricio Garcia
CEO da Chaus
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