A Chaus implementou projeto de estruturação o setor de compras da industria de cosméticos BioExtratus.
BPM/Fluxo Macro Setor de Compras
Inicialmente foi elaborado um BPM/Fluxo Macro do setor, mapeando como o setor de compras da BioExtratus interage com os demais setores da empresa. Com base neste BPM/Fluxo Macro foram mapeados os pontos de melhoria, identificamos os clientes internos e as diferentes demandas dos setores da BioExtratus.
Matriz SWOT
Baseado no BPM/Fluxo e na identificação das demandas e interações do setor de compras nas diferentes áreas da empresa, foi feita uma matriz SWOT para recolher dados importantes que caracterizam o ambiente interno (forças e fraquezas) e externo (oportunidades e ameaças) do setor de compras. Assim foi definido o plano de ação de melhorias.
Planos de Ação 01 – Estruturação das políticas do setor de compras
A matriz SWOT identificou a necessidade de estruturar novas políticas para o setor de compras com o objetivo de criar um ambiente seguro e de compliance. Entre as necessidades mapeadas as de maior destaque são:
- Ausência de orientações normativas alinhadas com as políticas da Bio Extratus.
- Falta de ferramentas preventivas adequadas dentro do setor
- Falhas na gestão de processos entre clientes internos x fornecedores x Setor de Compras
- Operações sem parametrização correta do sistema de gestão ERP Protheus (*)
Planos de Ação 02 – Portal de cotação fornecedor
Foi implementado na empresa, ferramentas e processo para no momento de abertura de solicitação de compra , gerar de forma automática um processo de cotação para três possíveis fornecedores, onde os mesmos recebiam um e-mail com esta solicitação, preenchiam as informações e de forma automática eram atualizadas estas informações na rotina de Cotação do ERP TOTVs Protheus (*). Graças a isto o processo ficou automatizado, sistêmico e seguro dentro da empresa.
Planos de Ação 03 – Modelagem Lote Econômico e Ponto de Pedido
Para os materiais de consumo usados pelo setor de industrial, foi implementado o conceito de ponto de pedido, ou seja, no momento que é feito uma requisição ao estoque pelo sistema de gestão é analisado o saldo disponível e estoque mínimo e automaticamente é gerada uma solicitação de compra com a quantidade ideal, calculado o consumo médio mensal e da periodicidade de compra baseado no conceito de Lote Econômico.
Planos de Ação 04 – Tabelas de Compra para fornecedores
A BioExtratus possui fornecedores específicos e homologados para determinados insumos usados no setor industrial e foi necessário criar políticas de definição de preços com estes fornecedores, pois neste caso não havia um processo de cotação. Foi implementado o conceito de tabelas de compra x Fornecedor, a política de vigência desta tabela , volume x preço e condição de pagamento . A tabela de compras vigente para determinado fornecedor é aprovada pelo setor de controladoria da BioExtratus, sendo assim, toda solicitação de compra gerada pelo setor industrial, e caso este insumo estar associado a uma tabela de compra x fornecedor, esta solicitação gera o pedido de compra baseado nas parametrizações e politicas da tabela de compra vigente, sem a necessidade de se passar por um processo de cotação, forjando a segurança do processo.
Conclusão
Graças e este projeto de restruturação do setor de compras da BioExtratus, a empresa conquistou segurança no processo de compras, melhorou a integração e utilização do seu sistema de gestão.
Houve melhora significativa na gestão dos estoques dos materiais de consumo. O ciclo inicial de estoque destes materiais era de 63 dias, após implementação dos planos de ação, a empresa consegui diminuir este ciclo para 37 dias um ganho de pouco mais de 58% .
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